mayling

Fungsi Mayling pada Ms Word berbeda dengan fungsi dari hiperlinks. Jika hiperlink berfungsi untuk memberikan jalan pintas kepada kata atau kalimat yang dituju melalui hiperlinks, akan tetapi fungsi dari maylings pada ms word adalah untuk membuat link yang akan terhubung ke dalam database yang sudah dibuat. database bisa dari microsoft office access atau dari microsoft office excel.

 Fungsi mailings biasanya digunakan untuk membuat surat masal dengan format tulisan yang sama tetapi mempunyai data yang berbeda dari setiap surat. Misalnya kita akan membuat undangan dengan jumlah 100 undangan dengan format undangan yang sama, akan tetapi kita harus memasukkan nama dari penerima surat berbeda-beda.

Dengan fungsi ini kita bisa langsung membuat surat secara otomatis yang sudah terhubung dengan database yang sudah dibuat dan kita juga bisa mencetak surat sesuai dengan urutan database yang sudah kita buat.

Untuk membuat surat yang sudah terintegrasi dengan database, kita harus membuat template dari surat tersebut. untuk membuatnya kita hanya perlu menggunakan fungsi mailings pada microsoft office word. atau lihat gambar di bawah ini.

Selanjutnya pilih start mail merge untuk memulai surat masal.

Surat masal atau mail merge pada ms word selalu berhubungan dengan database yang saling terhubung satu sama lain. Saat kita membuat mail merge atau surat masal pada ms word, maka database yang dibuat pasti berupa microsoft office access. Akan tetapi bagaimana jika kita mempunyai data pada microsoft office excel dan ingin menghubungkannya dengan surat masal pada ms word? bisakan hal tersebut dilakukan? jawaban dari pertanyaan itu adalah BISA, asal kita tahu cara dan bagaimana agar mail merge anda bisa terhubung dengan data di ms excel anda.

Untuk membuat data di microsoft excel anda terhubung dengan mail merge atau surat masal, ada beberapa hal yang harus dilakukan. Untuk lebih jelasnya, lkuti langkah-langkah berikut:

1.                  Buat data di microsoft excel anda kemudia simpan pada komputer.

2.                  Buat surat masal pada ms word anda.

3.                  Pada menubar ms word pilih mailings

4.                  Selanjutnya pilih select recipient pada group start mail merge, kemudian akan muncul menu popup Type new List, use existing list dan select from outlook contact. Pilih Use Existing List.

5.                  Pada jendela select data source, pilih data excel yang sudah anda buat tadi

6.                  Selanjutnya akan muncul select table, pilih sheet letak dari data excel anda, kemudian klik OK.

7.                  Langkah selanjutnya adalah menghubungkan satu persatu data yang sudah dibuat dengan cara : Klik Insert Merge Field pada group write and insert fields.

8.                  Klik anda panah kebawah dan pilih data yang akan di hubungkan, ulangi satu per satu sesuai data di mail merge.

9.                  Untuk melihat hasilnya klik preview results.