mayling

Fungsi Mayling pada Ms Word berbeda dengan fungsi dari hiperlinks. Jika hiperlink berfungsi untuk memberikan jalan pintas kepada kata atau kalimat yang dituju melalui hiperlinks, akan tetapi fungsi dari maylings pada ms word adalah untuk membuat link yang akan terhubung ke dalam database yang sudah dibuat. database bisa dari microsoft office access atau dari microsoft office excel.

 Fungsi mailings biasanya digunakan untuk membuat surat masal dengan format tulisan yang sama tetapi mempunyai data yang berbeda dari setiap surat. Misalnya kita akan membuat undangan dengan jumlah 100 undangan dengan format undangan yang sama, akan tetapi kita harus memasukkan nama dari penerima surat berbeda-beda.

Dengan fungsi ini kita bisa langsung membuat surat secara otomatis yang sudah terhubung dengan database yang sudah dibuat dan kita juga bisa mencetak surat sesuai dengan urutan database yang sudah kita buat.

Untuk membuat surat yang sudah terintegrasi dengan database, kita harus membuat template dari surat tersebut. untuk membuatnya kita hanya perlu menggunakan fungsi mailings pada microsoft office word. atau lihat gambar di bawah ini.

Selanjutnya pilih start mail merge untuk memulai surat masal.

Surat masal atau mail merge pada ms word selalu berhubungan dengan database yang saling terhubung satu sama lain. Saat kita membuat mail merge atau surat masal pada ms word, maka database yang dibuat pasti berupa microsoft office access. Akan tetapi bagaimana jika kita mempunyai data pada microsoft office excel dan ingin menghubungkannya dengan surat masal pada ms word? bisakan hal tersebut dilakukan? jawaban dari pertanyaan itu adalah BISA, asal kita tahu cara dan bagaimana agar mail merge anda bisa terhubung dengan data di ms excel anda.

Untuk membuat data di microsoft excel anda terhubung dengan mail merge atau surat masal, ada beberapa hal yang harus dilakukan. Untuk lebih jelasnya, lkuti langkah-langkah berikut:

1.                  Buat data di microsoft excel anda kemudia simpan pada komputer.

2.                  Buat surat masal pada ms word anda.

3.                  Pada menubar ms word pilih mailings

4.                  Selanjutnya pilih select recipient pada group start mail merge, kemudian akan muncul menu popup Type new List, use existing list dan select from outlook contact. Pilih Use Existing List.

5.                  Pada jendela select data source, pilih data excel yang sudah anda buat tadi

6.                  Selanjutnya akan muncul select table, pilih sheet letak dari data excel anda, kemudian klik OK.

7.                  Langkah selanjutnya adalah menghubungkan satu persatu data yang sudah dibuat dengan cara : Klik Insert Merge Field pada group write and insert fields.

8.                  Klik anda panah kebawah dan pilih data yang akan di hubungkan, ulangi satu per satu sesuai data di mail merge.

9.                  Untuk melihat hasilnya klik preview results.

section break, page break, page number

Section Break

Section break mempunyai arti bagian jeda, dalam Ms Word section break digunakan untuk mengatur bentuk halaman yakni portrait dan lanscape dalam satu file. Selain itu penulis juga dapat melakukan pengaturan nomer halaman yang berbeda pada satu file dan menambahkan keterangan pada masing-masing section pada Header & Footer serta masih banyak fungsi lain dari section break. 

Setelah mengetahui pengertian section break dapat mengaplikasikan pengaturan tersebit pada file yang dikehendaki dengan cara berikut ini :

1. Pertama buka file word yang akan dilakukan pengaturan dengan menaruh icon ketikan pada huruf terakhir yang biasa diakhiri dengan titik seperti pada contoh gambar di bawah ini.

2. Arahkan kursor mouse pada menu Page Layout dan pilih Break pada grup menu Page Setup.

 

3. Selanjutnya akan muncul beberapa pilihan dan untuk melakukan pengaturan halaman yang berbeda dapat memilih Next Page seperti yang terlihat pada gambar di bawah ini.

 

4. Setelah itu secara otomatis akan terbentuk halaman baru dengan section yang berbeda dari halaman sebelumnya. Untuk melakukan pengaturan yang berbeda pada halaman selanjutnya dapat melakukan cara yang sama.

Page Break

Di dalam Ms. Word banyak menu untuk Break, diantaranya adalah Page Break dan Next Page.

Tujuan utamanya adalah untuk membagi dokumen menjadi beberapa bagian. Tetapi, Page Break dan Next Page mempunyai fungsi inti yang berbeda.

Prosedur melakukan page break di Ms. Word 2007 seperti yang terlihat pada gambar di samping ini.

Jika mau menambahkan Section, pilih Page Layout – Breaks – Next Page, dan

Jika hanya melakukan Break tanpa penambah an Section, maka pilih Page Layout – Breaks – Page Break.

Section ini merupakan penanda dari suatu bagian pada dokumen.

Fungsinya yaitu membagi dokumen menjadi beberapa section, kita akan mempermudah proses pemberian nomor halaman. Biasanya dilakukan dalam penulisan proposal atau dokumen lain yang memiliki bagian yang format page number nya berbeda, 

Dengan pembagian section akan mempermudahkan kita untuk memilih editan yang sesuai pada format page number-nya. Misal, untuk  Kata Pengantar dan Daftar Isi menggunakan section yang sama yaitu Section 1 untuk memudahkan pemberian Page Number yaitu biasanya ditulis dengan penomoran angka romawi (i, ii, iii, dst). Sedangkan untuk Bab I Pendahuluan berada pada Section 2 dikarenakan penulisan nomornya dimulai dengan angka 1, 2, 3, dst.

Intinya : Tiap section yang berbeda bisa kita buat beda juga format page numbernya.

Jika Page Break yang hasilnya tidak ada penambahan section itu dilakukan karena untuk membuat halaman baru tanpa adanya perubahan pada page number. dengan kata lain page number akan tetap lanjut dan tidak berubah. 

Contohnya Bab I Pendahuluan dan Bab II Pembahasan biasanya untuk pemberian nomor halaman adalah kontinyu ( sambung). Biasanya untuk membuat agar Bab II Pembahasan berada pada awal halaman yang kita lakukan adalah dengan enter hingga terdapat pada awal halaman. Untuk menghindari melakukan enter berkali-kali maka digunakan precursor Next Page.

Page Number

Pemberian nomor halaman pada umunya sama seperti pada Ms. Word 2003. 

Langkahnya , pilih Insert – Page Number

Akan muncul pilihan-pilihannya, Top of Page untuk penempatan di atas halaman, Bottom of Page untuk penempatan dibawah halaman. Pilihan di tengah, kanan, atau kiri juga akan muncul pada pilihannya.

Selanjutnya, jika sudah memilih pilihan yang ada selanjutnya adalah untuk melakukan formatnya.

Pertama, kita letakkan cursor di halaman yang bakal kita atur formatnya. Terus pilih Insert – Page Number – Format Page Numbers.

Sebelum melakukan format tersebut diatas, pertama harus melakukan style pada section yang ada. Style antara section yang satu dan yang lain harus berbeda.  Misal untuk section 1 yang berisi kata pengantar dan daftar isi menggunakan format dengan tipe “i, ii, iii, …”. Selain itu yang sudah masuk ke BAB I, II, dan selanjutnya bisa di format dengan “1, 2, 3, …”

Hal yang perlu diperhatikan, kalau merubah format tiap section adalah pastikan kalau cursor-nya berada pada halaman yang akan di edit formatnya.

Untuk melihat status section dan page number yang dilakukan yaitu pada Status Bar. Status Bar ini berada pada bagian bawah jendela Ms, Word (biasa pada tampilan awal defaultnya), biasanya cuman ada Page dan Words.

Untuk melihat section, klik kanan bagian kosong status bar, pilih Section.

Jika sudah, maka pada status bar akan muncul Section seperti di bawah ini

Keterangan dari gambar disamping adalah 

cursor berada pada Section 1, halaman 1 dari 1 halaman, dan kata pada dokumen tersebut adalah 41 kata.

shortcut

Shortcut adalah jalan pintas/cara cepat untuk menjalakan suatu diprogram komputer pada suatu sistem yang terinstal di komputer. Cara singkat sebagai tombol pintas atau shortcut pada keyboard di komputer adalah satu tombol fungsi dari dua tombol atau lebih ketika tombol tersebut di tekan, maka dapat difungsikan sebagai pintasan cepat yang biasanya menggunakan mouse atau perangkat petunjuk lainnya. Tombol shortcut keyboard ini berfungsi untuk memudahkan, mempercepat pekerjaan pada saat kita mengetik atau melakukan aktivitas pada komputer. Shortcut keyboard sangat membantu untuk menghemat waktu tanpa membuang-buang waktu dan pekerjaan dapat menjadi lebih cepat dan tepat waktu. Disini saya akan berbagi macam-macam tombol shortcut keyboard yang paling sering digunakan dan paling sering dioperasikan oleh pengguna komputer.

 Macam tombol shortcut keyboard pada komputer sangat banyak sekali. Pada postingan ini saya hanya menjelaskan beberapa shortcut yang paling sering digunakan dalam menjalankan komputer. Berikut ini adalah macam-macam tombol shortcut keyboard komputer yang paling sering digunakan oleh pengguna komputer:

CTRL + A :berfungsi untuk memblok keseluruhan teks yang ada pada layar monitor, A berarti All.

CTRL + B : (BOLD) berfungsi untuk menebalkan teks, tetapi font harus di blok terlebih dahulu. CTRL + C : (COPY) berfungsi untuk mengcopi file yang ada dikomputer.

CTRL + D :berfungsi untuk membuka menu atau kotak dialog Font.

CTRL + E : (EQUATOR) berfungsi untuk merata tengahkan teks.

CTRL + F : (FIND) berfungsi untuk membuka menu atau kotak dialog Find and Replace. 

CTRL + G : (GO TO) berfungsi untuk membuka menu atau kotak dialog Find and Replace. 

CTRL + H :berfungsi untuk membuka menu atau kotak dialog Find and Replace (tab Replace). CTRL + I :berfungsi untuk membuat font atau tulisan menjadi miring / (italic).

CTRL + J : (JUSTIFY) berfungsi untuk rata kanan & kiri pada teks.

CTRL + K :berfungsi untuk membuka menu atau kotak dialog Insert Hyperlink.

CTRL + L : (LEFT) berfungsi untuk merata kirikan pada teks.

CTRL + M : berfungsi untuk membuat slide baru pada power point.

CTRL + N : (NEW) berfungsi untuk membuka dokumen baru.

CTRL + O :berfungsi untuk membuka file pada komputer, karena O berarti Open.

CTRL + P berfungsi sebagai tombol shortcut untuk menjalankan printer atau mengeprint dokumen.

CTRL + Q : berfungsi untuk menghilangkan nomor urut pada teks.

CTRL + R : (RIGHT) berfungsi untuk membuat merata kanankan teks.

CTRL + S : (SAVE) berfungsi sebagai tombol shortcut untuk menyimpan file.

CTRL + T : berfungsi untuk menggeser Left Tab pada mistar dokumen.

CTRL + U : (UNDERLINE) berfungsi untuk menggaris bawahi teks.

CTRL + V : (PASTE) berfungsi untuk menampilkan hasil teks yang sudah di Copy.

CTRL + W : berfungsi untuk menyimpan dan langsung menutup program ms. Office yang di pakai.

CTRL + X : (CUT) berfungsi untuk memotong teks, teks terlebih dahulu di blok.

CTRL + Y : (REDO) berfungsi untuk mengulang atau meneruskan kembali aktivitas yang dibatalkan.

CTRL + Z : (UNDO) berfungsi untuk membatalkan perintah terakhir.

microsoft word

MICROSOFT WORD

Microsoft Word adalah aplikasi pengolah kata yang sangat populer pada saat ini, Aplikasi yang dikembangkan oleh microsoft ini terdapat dalam satu paket microsoft office yang berisi microsoft word, microsoft excel, microsoft power point, microsoft office publisher microsoft office access dan lain-lain.. Akan tetapi dari sekian banyak ini paket yang ditawarkan microsoft word yang paling sering dipakai oleh kebanyakan orang selain microsoft excel dan power point. Dalam perkembangannya microsoft word mengalami banyak perkembangan dari tahun ke tahun mulai dari microsoft word 1998, microsoft word 2003, microsoft word 2007, microsoft word 2010 dan microsoft word 2013. Dengan perkembangan tersebut microsoft telah menambahkan database dan tool yang baru untuk menyempurnakan agar microsoft word lebih mudah untuk digunakan. Dengan microsoft word dapat memudahkan kerja manusia dalam melakukan pengetikan surat maupun dokumen lain.

Fungsi Microsoft Word
Adapun fungsi dari mirosoft word adalah sebagai pengolah kata sehingga semua pekerjaan yang berhubungan dengan pengolahan kata dapat dilakukan dengan aplikasi ini seperti:

·                     membuat surat

·                     membuat tabel

·                     membuat tulisan dengan berbagai variasi (word Art)

·                     memasukan gambar

·                     dan membuat dokumen

Manfaat Microsoft word :
1. memudahkan dalam menyelesaikan pekerjaan
Dengan microsoft word kita bisa membuat dokumen sesuai dengan yang kita inginkan dan kita bisa mengedit dan merubah jika terjadi kesalahan sebelum dicetak. Anda juga bisa membuat tabel dengan variasi sesuai dengan yang anda inginkan.

2. Menghemat Waktu dalam Pekerjaan
Dengan kita menggunakan microsoft word kita dapat menghemat waktu dalam pekerjaan kita, kita bisa menggunakan fungsi mail marge untuk membuat surat massal sehingga dapat menghemat waktu bila dibandingkan dengan harus mengetik atau menulis satu per satu surat yang akan dicetak.

3. Menghemat Kertas dan Biaya
Dengan microsoft word kita dapat menghemat kertas yang digunakan karena kita bisa menyimpan hasil pekerjaan kita dalam bentuk file sehingga tidak memerlukan banyak kertas untuk mencetak dokumen untuk archive dan juga akan lebih menghemat biaya operasional.

sistem komputerisasi

Sistem Komputer 

Elemen-elemen yang terkait untuk menjalankan suatu aktifitas dengan menggunakan komputer. Elemen dari sistem komputer terdiri dari manusianya (brainware), perangkat unak (software), set instruksi (instruction set), dan perangkat keras hardware).

Dengan demikian komponen tersebut merupakan elemen yang terlibat dalam suatu sistem komputer. Tentu saja hardware tidak berarti apa-apa jika tidak ada salah satu dari dua lainnya (software dan brainware). Contoh sederhananya, siapa yang akan menghidupkan komputer jika tidak ada manusia.. Arsitektur Von Neumann menggambarkan komputer dengan empat bagian utama: Unit Aritmatika dan Logis (ALU), unit kontrol, memori, dan alat masukan dan hasil (secara kolektif dinamakan I/O). Bagian ini dihubungkan oleh berkas kawat, “bus”.

Komponen-komponen komputer ada 3 yaitu: 

1.    Hardware ( Perangkat Keras )

Hardware yang dalam Bahasa Indonesianya “Perangkat Keras” adalah salah satu komponen dari sebuah komputer yang sifat alat nya bisa dilihat dan diraba secara langsung atau yang berbentuk nyata, yang berfungsi untuk mendukung proses komputerisasi. contohnya Harddisk, VGA, RAM, Processor dll.

Perangkat Hardware terdiri atas 3 jenis, yaitu:

Perangkat masukan (Input device) Perangkat masukan berfungsi untuk memasukkan data, baik berupa teks, foto, maupun gambar ke dalam komputer. Contoh perangkat input misalnya keyboard, mouse, light-pen, scanner, dan sebagainya.

Perangkat keluaran (Output device) perangkat keluaran dipergunakan untuk menampung dan menghasilkan data yang dikeluarkan, misalnya monitor dan printer.

Perangkat pengolah data (Processor) Perangkat pengolah data dipergunakan untuk mengolah data. Pengolah data meliputi unit pengolah pusat (CPU/Central Processing Unit) dan juga mikroprosesor.

Berikut contoh dari Hardware yang mungkin kita sering melihatnya akan tetapi kita tidak tahu namanya.

Hardware atau Perangkat Keras adalah komponen pada komputer yang dapat terlihat dan disentuh secara fisik. Jadi, rupa secara fisik dari komputer dapat kita sebut sebagai Hardware atau Perangkat Keras. Contoh dari Hardware adalah sebagai berikut:

Perangkat Input/Masukan: Merupakan Hardware yang digunakan untuk memasukkan (Input) instruksi dari pengguna komputer (User). Contohnya adalah Keyboard, Mouse, dan Joystick.

Perangkat Pemrosesan: Merupakan Hardware yang terdapat pada sebuah komputer untuk memproses masukkan/input dari pengguna. Contohnya adalah Prosesor pada sebuah komputer.

Perangkat Output/Keluaran: Merupakan Hardware yang digunakan untuk menghasilkan suatu proses (output) dari pengguna komputer (User). Contohnya adalah Monitor, Speaker, dan Printer.

Hardware (perangkat keras), Merupakan peralatan fisik dari komputer yang dapat kita lihat dan rasakan. Hardware ini terdiri dari;

Input/Output Device (I/O Device) terdiri dari perangkat masukan dan keluaran, seperti keybord dan printer.

Storage Device (perangkat penyimpanan) mmarepakan media untuk menyimpan data seperti disket, hard disk, CD-I, flash disk dll.

Monitor/Screen Monitor merupakan sarana untuk menampilkan apa yang kita ketikkan pada papan keyboard setelah diolah oleh prosesor. Monitor disebut juga dengan Visual Display Unit (VDO).

Cassing Unit adalah tempat dari semua peralatan komputer, baik itu mother board, card, peripheral lain dan Central Procesing Unit (CPU). Cesing Unit ini disebut juga dengan System Unit.

Central Processing Unit (CPU) adalah salah satu bagian komputer yang paling penting, karena jenis prosesor menentukan pula jenis komputer. Baik tidaknya suatu komputer, jenis komputer, harga komputer, ditentukan terutama oleh jenis prosesornya. Semakin canggiah prosesor komputer, maka kemampuannya akan semakin baik dan biasanya harganya akan semakin mahal.

2. Software

Software adalah nama lain dari Perangkat Lunak yang artinya sebuah kode program yang disusun sedemikian rupa secara sistematis untuk mencapai suatu tujuan atau penjelasan secara singkat software adalah yang sifatnya ditidak dapat diiraba hanya dapat berinteraki antar user dan program komputer. Pada setiap sistem komputer harus terdapat software karena tanpa software interaksi antara brainware (penjelasan ada di bawah) dengan hardware tidak memungkinkan adanya pembagian sumberdaya komputer secara tepat

Software (perangkat lunak), merupakan program-program komputer yang berguna untuk menjalankan suatu pekerjaan sesuai dengan yang dikehendaki. Program tersebut ditulis dengan bahasa khusus yang imengerti oleh komputer. Software terdiri dari beberapa jenis, yaitu;

Sistem Operasi, seperti DOS, Unix, Linux, Novell.OS/2,Windows, adalah software yang berfungsi untuk mengaktifkan seluruh perangkat yang terpasang pada komputer sehingga masing-masingnya dapat saling berkomunikasi. Tanpa ada sistem operasi maka komputer tak dapat difungsikan sama sekali.

Program Utility, seperti Norton Utility, Scandisk, PC Tools, dll. Program utility barfungsi untuk membantu atau mengisi kekurangan/kelemahan dari system operasi, misalnya PC Tools dapat melakukan perintaah format sebagaimana DOS, tapi PC Tools mampu memberikan keterangan dan animasi yang bagus dalam proses pemformatan. File yang telah di hapus oleh DOS tidak dapat dikembalikan lagi tapi dengan program bantu hal ini dapat dilakukan.

Program Aplikasi, seperti GL,MYOB,Payroll dll. Merupakan program yang khusus melakukan suatu pekerjaan tertentu, seperti program gaji pada suatu perusahaan. Maka program ini hanya digunakan oleh bagian keuangan saja tidak dapat digunakan oleh departemen yang lain. Biasanya program aplikasi ini dibuat oleh seorang programmer komputer sesuai dengan permintaan/kebutuhan seseorang/lembaga/perusahaan guna keperluan interennya.

Program Paket, seperti Microsoft office, Adobe fotoshop, macromedia studio, open office dll Adalah program yang disusun sedemikian rupa sehingga dapat digunakan oleh banyak orang dengan berbagai kepentingan. Seperti MS-office, dapat digunakan oleh departemen keuangan untuk membuat nota, atau bagian adminstrasi untuk membuat surat penawaran dan lain sebagainya.

Bahasa Pemrograman, PHP, ASP, dBase, Visual Basic dll. Merupakan software yang khusus digunakan untuk membuat program komputer, apakah itu sistem operasi, program paket dll.

Bahasa pemograman ini biasanya dibagi atas 3 tingkatan yaitu;

Low Level Language, bahasa pemrograman generasi pertama, bahasa pemrograman jenis ini  sangat sulit dimengerti karena instruksinya menggunakan bahasa mesin. Biasanya yang mengerti hanyalah pembuatnya saja.

Midle Level Language, merupakan bahasa pemrograman tingkat menengah dimana penggunaan instruksi sudah mendekati bahasa sehari-hari, walaupun begitu masih sulit untuk dimengerti karena banyak menggunakaan singkatan-singkatan seperti STO artinya simpan (singkatan dari STORE) dan MOV artinya pindah (singkatan dari MOVE). Yang tergolong dalam bahasa ini adalah Assembler, For Tran (Formula Translator)

High Level Language, merupakan bahasa tingkat tinggi yang mempunyai ciri mudah dimengerti, karena menggunakan bahasa sehari-hari, seperti BASIC, dBase, Visual Basic, V Net dan lain-lain.

3. Brainware

Brainware adalah setiap orang yang terlibat dalam kegiatan pemanfaatan komputer atau sistem pengolahan data. Brainware juga dapat diartikan sebagai perangkat intelektual yang mengoperasikan dan mengeksplorasi kemampuan dari hardware komputer maupun software komputer. Tanpa adanya brainware ini mustahil hardware dan software yang canggih sekalipun dapat dimanfaatkan secara maksimal. Hubungan Hardware, Software dan Brainware

Brainware (User)

User adalah personal-personal yang terlibat langsung dalam pemakaian komputer, seperti System analis, programmer, operator, user dll. Pada organisasi yang cukup besar, masalah komputerisasi biasanya ditangani oleh bagian khusus yang dikenal dengan bagian EDP (Electronick Data Processing), atau sering disebut dengan EDP Departemen, yang dikepalai oleh seorang Manager EDP.

Nama lain dari software disebut juga dengan perangkat lunak. Seperti nama lainnya itu, yaitu perangkat lunak, sifatnyapun berbeda dengan hardware atau perangkat keras, jika perangkat keras adalah komponen yang nyata yang dapat dilihat dan disentuh oleh manusia, maka software atau perangkat lunak tidak dapat disentuh dan dilihat secara fisik, software memang tidak tampak secara fisik dan tidak berwujud benda tapi kita bisa mengoperasikannya.

Pengertian software adalah sekumpulan data elektronik yang disimpan dan diatur oleh komputer, data elektronik yang disimpan oleh komputer itu dapat berupa program atau instruksi yang akan menjalankan suatu perintah. Melalui software atau perangkat lunak inilah suatu komputer.

Pengertian dari hardware atau dalam bahasa indonesianya disebut juga dengan nama perangkat keras adalah salah satu komponen dari sebuah komputer yang sifat dan alatnya bisa dilihat dan diraba oleh manusia secara langsung atau yang berbentuk nyata, yang berfungsi untuk mendukung proses komputerisasi.